Et internasjonalt styre kan være verdifullt. Samtidig er det også praktiske og juridiske forhold man må kjenne til før man går i gang med prosessen.
Det er ikke uvanlig at vi i SKRAIB kommer bort i spørsmål om hvordan man går frem dersom man ønsker å ha en eller flere utenlandske styremedlemmer i et norsk aksjeselskap.
Dette har noen juridiske sider, men først og fremst en del praktiske utfordringer.
I det følgende går vi gjennom litt av det man må tenkte på. Innlegget her er ikke ment å gi en uttømmende oversikt over reglene for blant annet oppholdstillatelse/arbeidstillatelse, så vi anbefaler å undersøke nærmere med UDI for ytterligere detaljer.
D-nummer
Et personnummer er nøkkelen til de mange digitale tjenestene som vi omgir oss med. For en utenlandsk person som ikke allerede har oppholdstillatelse eller er bosatt i Norge, er det nødvendig å få tildelt et såkalt «D-nummer», som er et personlig ID-nummer på linje med et norsk personnummer.
Dette må man ha både for å kunne bli registrert som styremedlem i et norsk selskap, men også for å kunne få ulike former for elektronisk ID, eller for å ha konto i en norsk bank.
Den enkleste måten å få et D-nummer i denne sammenheng er at man sender inn en søknad om tildeling av D-nummer, samtidig med innsending av registermelding til Brønnøysundregistrene for å melde at man er valgt som styremedlem i et norsk selskap.
Det er viktig å merke seg at både registermeldingen og D-nummersøknaden må leveres på papir og i original, fysisk signert stand, og det er også strenge krav til dokumentasjon.
Sammen med søknaden må det leveres bekreftet kopi av styremedlemmets legitimasjonsdokument, f.eks. gyldig pass eller nasjonalt ID-kort. Bekreftet kopi må ha original signatur og stempel av den som tar kopien, f.eks. norsk advokat, regnskapsfører, revisor, norsk offentlig myndighet, nordisk politimyndighet eller utenlandsk aktør med notarialkompetanse (notarius publicus).
Vi i SKRAIB har erfaring med dette, så ta kontakt med oss om du har spørsmål.
Aksjelovens tilknytningskrav, (aksjeloven § 6-11)
Aksjeloven oppstiller noen krav om geografisk tilknytning for å kunne være med i styret i et norsk aksjeselskap. Kravet er at minst halvparten av styrets medlemmer skal være bosatt i et EØS-land, Storbritannia, Nord-Irland eller Sveits. Det er altså styrets sammensetning som helhet som er avgjørende for om dette lovkravet er oppfylt.
Dersom man ønsker et styre der mer enn halvparten av medlemmene ikke oppfyller tilknytningskravet, så må det sendes inn en dispensasjonssøknad til Nærings- og Fiskeridepartementet for å få et vedtak som gir adgang til både å velge og få registrert et slikt styre. Uten en slik dispensasjon vil styresammensetningen ikke være gyldig, og registrering vil bli nektet i Brønnøysundregistrene.
Dette er også noe SKRAIB kan bistå med i tilfeller hvor dette kommer på spissen.
Oppholdstillatelse for arbeid – Arbeidstillatelse
I de aller fleste tilfeller kreves det oppholdstillatelse når utenlandske borgere skal arbeide i Norge. Alle søknader eller registreringer for oppholdstillatelse for arbeid gjøres via UDI.
For borgere fra EU/EØS-land er det eksempelvis krav om at de må ha et arbeidsforhold i Norge (norsk eller utenlandsk bedrift), eller være selvstendig næringsdrivende. Videre er det et krav om å registrere seg hos UDI, dersom man skal oppholde seg for arbeid i Norge lengre enn 3 måneder.
For borgere fra land utenfor EU/EØS gjelder andre og strengere krav, eksempelvis krav til fagutdanning/høyere utdanning eller at det dreier seg om sesongarbeid, for å få oppholdstillatelse. Som hovedregel kan arbeidet ikke påbegynnes før tillatelse er innvilget.
For utenlandske styremedlemmer i norske bedrifter avhenger kravet om oppholdstillatelse for arbeid også av hva slags type arbeid som skal utføres, samt hvor og hvordan dette gjøres.
I samtaler med UDI har vi forsøkt å etablere noen veiledende retningslinjer, men vi tar forbehold om at dette ikke er ment å være bindende uttalelser fra UDI, så vår klare anbefaling er å kontakte UDI direkte.
For styremedlemmer som ikke oppholder seg fysisk i Norge og eksempelvis kun deltar i møter via telefon eller videokonferanse, eller svarer på e-poster og telefoner på vegne av det norske selskapet er det som utgangspunkt ikke krav om oppholdstillatelse, så lenge dette gjøres som fjernarbeid fra utlandet. Oppholder man seg derimot i Norge er hovedregelen at det kreves oppholdstillatelse for å drive slikt fjernarbeid for en norsk virksomhet.
Dersom styremedlemmer deltar i fysiske møter eller har kortvarige opphold i Norge i forbindelse med møteaktivitet kan det tenkes unntak for krav om oppholdstillatelse. Det samme gjelder ved kortvarige opphold, f.eks. for å delta i salgsmøter, forhandlingsmøter, visninger, befaring e.l. Vi tilråder at UDI kontaktes i slike tilfeller.
Skal det derimot utføres arbeid som skaper verdier i Norge, f.eks. produksjon, montasje e.l. vil det klart være krav om oppholdstillatelse/registrering. Hvorvidt styrevervet er lønnet eller ulønnet fra det norske selskapets side kan ha betydning for vurderingen av behov for oppholdstillatelse i kombinasjon med elementene nevnt over.
Elektronisk ID
Tilgang på norsk elektronisk ID er den neste praktiske utfordringen for utenlandske styremedlemmer. Behovet oppstår fordi man må ha elektronisk ID blant annet for å logge seg på for å benytte f.eks. Altinn. De vanligste formene for Elektronisk ID er nok BankID (med kodebrikke, app eller på mobil) som utstedes av norske banker og Min ID som utstedes av norske myndigheter (Digitaliseringsdirektoratet), mens Buypass ID og Commfides nok ikke er like vanlig brukt.
Uten å gå i detalj på fremgangsmåter for bestilling av hver av de alternative formene for elektronisk ID, forutsetter disse at man allerede har et norsk personnummer eller et D-nummer.
Oppsummering
Veien for å få registrert utenlandske styremedlemmer i norske aksjeselskaper krever at man har oversikt over vilkårene, fremgangsmåten og dokumentasjonskravene.
Prosessen tar en del tid, krever en del oppfølging og grundighet med tanke på formkrav og dokumentasjonskrav. SKRAIB har god erfaring med disse prosessene og vi arbeider grundig og systematisk for hjelpe våre kunder med å få på plass registrering, D-nummer og elektronisk ID. Vi kan også bistå i dialog med UDI ved spørsmål om oppholdstillatelse og arbeidstillatelse for våre kunder.
Ta kontakt med oss om du har spørsmål knyttet til selskapsetablering og spørsmål knyttet til styrer med utenlandske deltakere.
Ta kontakt med oss!
Magnus Grape Løvdal: mgl@skraib.no / 400 69 140
Jonas Tjersland: jt@skraib.no / 913 35 102